[박동흠의 생활 속 회계이야기]횡령 구멍 막을 ‘내부회계관리제도’…균열 없는지 살펴보자

12월 결산법인들이 재무제표 작성을 마치고 외부 회계감사를 받느라 한창 분주한 때다.

특히 올해는 상장기업들의 횡령 사건이 연이어 터졌기 때문에 기업이나 감사인 모두 더 긴장할 수밖에 없다. 회사는 구축해 놓은 내부통제에 허점이 없는지 다시 살펴볼 것이고 감사인 역시 내부통제가 제대로 설계되었고 잘 운영되고 있는지 감사절차를 수행할 것이다.

기업에서 발생되는 모든 거래나 사건에 대하여 감사인이 일일이 증빙과 맞춰볼 수 없고 모든 회계처리를 다 살펴볼 수 없기 때문에 내부통제시스템에 대한 의존이 클 수밖에 없다.

이에 따라 자산규모 1000억원 이상의 기업들은 내부회계관리제도라는 것을 도입해서 운영 중에 있다. 내부회계관리제도는 기업의 신뢰성 있는 재무제표 작성을 위해 회사의 모든 프로세스에서 벌어지는 활동들에 대하여 정의하고 각 활동별 통제절차, 통제주기, 문서화, 권한과 승인절차 등을 정해서 전사 모든 구성원이 따르게 하는 것이다.

기업마다 부서 명칭도 다르고 서로 하는 일도 다르지만 신제품을 개발해서 생산하고 판매해서 이윤을 창출한다는 공통점이 있기 때문에 내부회계관리제도도 큰 틀에서 유사한 점이 많다.

모든 기업이 사업을 하려면 아이템부터 발굴해야 하니 연구·개발부터 시작한다. 업종과 기업규모에 따라 지출액 단위만 다를 뿐 연구소에서 발생되는 비용은 인건비, 재료비, 경비 등 비슷하다. 지출 범위와 구비해야 하는 서류 등에 대하여 정해 놓아야 불필요한 자금 유출을 막을 수 있다. 비용 지출 시 밟아야 하는 결재 경로도 정해서 따라야 하고 승인권자는 검토 체크리스트로 하나씩 점검해야 낭비되는 돈을 막을 수 있다.

사업 아이템이 정해지면 생산시설 투자를 할 것이다. 토지를 사서 공장 건물을 짓고 그 안에 여러 시설과 기계장치를 갖춰야 한다. 자산 취득을 위해 복수의 업체로부터 견적서를 받아서 적정가격 여부도 판단해야 하고 스펙 검토, 투자 대비 효과 등 여러 사항에 대하여 문서화해야 한다. 관련 서류는 결재라인을 타면서 상급자들이 순차적으로 검토할 것이다.

생산라인이 완공되면 인원과 원재료를 투입해서 생산활동을 시작한다. 실제 생산에 앞서 원재료 배합, 생산공정, 작업공간 배치 등을 정해서 매뉴얼화한다. 모든 구성원이 숙지하고 생산에 임해야 낭비 없이 제품 생산이 가능하기 때문이다. 만약 매뉴얼을 따르지 않는다면 불량품이 생산될 수 있고 많은 비용이 지출되어서 회사에 손해가 발생할 것이다.

연구소나 생산라인에 근무하는 인원 모두 재무제표를 만드는 일에 투입되지 않기 때문에 회계시스템에 대한 접근 권한이 매우 제한적이지만 결국 본인이 하고 있는 업무 하나하나가 재무상태표와 손익계산서에 영향을 주고 있음을 잊지 말아야 한다. 회사의 목표 달성을 위해 수립해 놓은 내부회계관리제도는 재무부서 소속 여부와 관계없이 모두가 반드시 따라야 하는 것이다.

횡령 발생 가능성이 큰 자금부서는 장부를 기록하는 회계부서와 철저히 독립적이어야 하고 이상 징후를 조기에 발견할 수 있도록 통제주기가 짧아야 한다. 특히 통제절차에 허점이 없게끔 완전성에 몇 배 더 신경 써야 한다.

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내부통제시스템에 구멍이 생기면 자금부서뿐만 아니라 다른 부서에서도 횡령과 배임이 벌어질 수 있다. 그렇기 때문에 이번 사건들을 계기로 모든 기업은 재점검을 해봐야 한다.

예상치 못한 곳에서 균열이 생기고 그게 점점 커지면 기둥을 무너뜨릴 수 있기 때문이다.

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